Trang chủ
Kiến thức kinh doanh
Chủ doanh nghiệp nhỏ: Loại bỏ lãng phí tổ chức để tăng lợi nhuận
Chủ doanh nghiệp nhỏ: Loại bỏ lãng phí tổ chức để tăng lợi nhuận
– Nội dung cập nhật mới 2023
Chúng tôi là một nhóm các doanh nhân luôn đam mê giúp đỡ các doanh nghiệp phát triển. Chúng tôi hiểu những thách thức và cơ hội khi bắt đầu và điều hành một doanh nghiệp. Chúng tôi ở đây để giúp bạn từng bước trên con đường, cho dù bạn mới bắt đầu hay bạn đã sẵn sàng đưa doanh nghiệp của mình lên một tầm cao mới.
Chúng tôi tin tưởng vào sự chăm chỉ và quyết tâm, và chúng tôi biết rằng với sự hỗ trợ thích hợp, mọi thứ đều có thể. Chúng tôi rất vui được giúp bạn biến ước mơ của mình thành hiện thực. Trong kinh doanh, chiến lược đề cập đến một kế hoạch toàn diện giúp tổ chức đạt được các mục tiêu dài hạn. Một chiến lược kinh doanh được xây dựng tốt có tính đến điểm mạnh và điểm yếu của công ty, cũng như các cơ hội và mối đe dọa của nó. Mục tiêu của chiến lược kinh doanh là tạo ra lợi thế cạnh tranh cho công ty. Một chiến lược kinh doanh tốt phải phù hợp với sứ mệnh và tầm nhìn chung của công ty. Nó cũng phải đủ linh hoạt để thích ứng với những thay đổi trên thị trường.
Bạn đã nghe nó nói thường xuyên … Quản lý có thể được chia nhỏ như thế này; loại bỏ, tự động hóa, ủy quyền. Bạn phải luôn loại bỏ bất kỳ thứ gì (và mọi thứ) không hoạt động, gây lãng phí, quá tốn kém, không có lợi tức đầu tư (ROI) và không đạt được tiến độ phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.
Tự động hóa mọi thứ bạn có thể. Điều này bao gồm lời nhắc của khách hàng, thanh toán, tiếp thị, khuyến mại, theo dõi, v.v.
Ủy quyền THỰC SỰ là quan trọng và hầu hết thường không được thực hiện. Làm như vậy là chưa đủ vì chúng ta (bạn, tôi và hầu hết tất cả mọi người) đều gặp khó khăn trong việc “buông bỏ”. Về cơ bản, chúng tôi kiểm soát quái vật. Bạn phải xác định giá trị của mình mỗi giờ và KHÔNG BAO GIỜ làm công việc thấp hơn mức lương đó. Bắt đầu bằng cách ủy quyền (thuê ngoài) tất cả những việc bạn không ưa.
Nó sẽ ngay lập tức giải phóng thời gian của bạn để thực hiện “HUBU” – Sử dụng cao nhất và Sử dụng tốt nhất thời gian của bạn để thu hút khách hàng lớn tiếp theo.
Không ai nói về cách loại bỏ những thói quen không hiệu quả, bộ máy quan liêu của công ty và ‘câu đố về quản trị’ giết chết tham vọng và năng lượng tiêu hao của quá nhiều nhân viên. Sự kéo dài của tổ chức đang làm mất tinh thần đối với nhân viên và lãng phí cho các công ty, công ty vốn rất cần toàn bộ năng lượng và cam kết của tất cả nhân viên của họ để duy trì hoặc làm cho công việc kinh doanh có lãi.
Không ai nói về cách đánh giá nguyên nhân thực sự của lực cản tổ chức — tất cả các thực hành, thủ tục và cấu trúc gây lãng phí thời gian và hạn chế sản lượng — không chỉ là các triệu chứng. Các triệu chứng có vẻ như những phiền toái và bất tiện nhỏ có thể được xóa bỏ mà không cần nỗ lực nhiều – quá nhiều bước quy trình để thực hiện đơn đặt hàng, cuộc họp không hiệu quả, mục tiêu vô nghĩa và lãng phí thời gian vào công việc mà thậm chí không ai quan tâm đến.
Nhưng những triệu chứng đó bắt nguồn từ những vấn đề cơ bản. Các công ty gặp khó khăn và lãng phí thời gian, tài năng và sức lực của lực lượng lao động khi họ mất tập trung, chi tiền vào những thứ không tạo ra sự khác biệt cho nhân viên hoặc tương lai của doanh nghiệp và sử dụng các mô hình hoạt động không phù hợp .
Dưới đây là một số lĩnh vực có thể loại bỏ chất thải khỏi tổ chức hoặc tái cơ cấu để giúp tổ chức đó trở nên có lợi hơn.
• Hội đồng quản trị — tự mãn và trì hoãn trong các vấn đề lãnh đạo, quản trị và tuân thủ. Ngoài ra, trì hoãn hoặc bóp méo các quyết định chiến lược mà bỏ qua lãng phí và chi phí cao, giảm chi phí một cách vội vàng và có hại, bỏ lỡ các cơ hội phát triển sản phẩm và kinh doanh mới cũng như các khoản đầu tư dài hạn kém làm mất đi giá trị của cổ đông (lợi nhuận).
• Chủ tịch – lãng phí quyền hạn, trách nhiệm, khả năng, tài năng, công nghệ và kiến thức do dành ít thời gian cho ‘các vấn đề chiến lược / tầm nhìn’ và ‘chiến lược cải tiến hoạt động’ bằng cách chấp nhận các vị trí làm việc trên nhiều ban không liên quan đến công ty nhưng cung cấp mạng và tiếp tục xây dựng cơ hội cho họ. Không thực hiện các kế hoạch nâng cao giá trị cổ đông (lợi nhuận).
• Quản trị (lãng phí nỗ lực) — công nghệ lạc hậu, thiếu các chính sách và thủ tục hiện hành, theo dõi chi phí, chi phí, hồ sơ bị thất lạc, báo cáo không đầy đủ, phương pháp đặt hàng không hiệu quả, không có đấu thầu cạnh tranh, cơ sở vật chất không hiệu quả cho hoạt động và tư duy của nhân viên về ‘chúng tôi biết chúng tôi đang làm gì ‘. Giám đốc điều hành cấp cao có quá nhiều cuộc họp có ít hoặc không ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị công ty (lợi nhuận).
• Nguồn nhân lực – Sổ tay nhân viên kém, Trách nhiệm của nhân viên không rõ ràng / Mô tả công việc không đầy đủ, Đánh giá nhân viên không thường xuyên, Quyền lợi của nhân viên lỗi thời, Đào tạo công việc kém, thay đổi nhân viên cao và theo dõi nhân viên không phù hợp, hệ thống lưu trữ hồ sơ và tâm lý ‘đừng làm lung lay con thuyền’ .
• Tài chính / Kế toán (lợi nhuận lãng phí) — lỗ tín dụng, hệ thống theo dõi hoàn trả / trả hàng kém, lập ngân sách kém (hệ thống lập kế hoạch lợi nhuận), Chi quá mức, Thu chậm từ khách hàng hiện tại / cũ, lập hóa đơn chậm trễ, lưu trữ hồ sơ không hiệu quả (hàng tồn kho / đơn đặt hàng quản lý) và tiền nhàn rỗi
• Bán hàng (lãng phí cơ hội kinh doanh) — khách hàng bị bỏ quên, khách hàng tiềm năng không được mong đợi, bán hàng thiếu, gọi cho khách hàng tiềm năng không đủ tiêu chuẩn, khách hàng không hài lòng, chiến thuật bán hàng áp lực cao, hứa hẹn hấp tấp và cơ cấu bồi thường không phù hợp
• Truyền thông tiếp thị (hành động lãng phí) — thực hiện kế hoạch tiếp thị cũ (nhắm sai đối tượng khách hàng), quảng cáo không hiệu quả, không quảng bá, thiếu đo lường ROI, phối hợp kém với các bộ phận nội bộ khác, tài liệu tiếp thị lỗi thời, thông điệp tiếp thị lỗi thời, không có phương tiện truyền thông xã hội phối hợp sự hiện diện tiếp thị, không được thông tin về kế hoạch của công ty, thông tin liên lạc nội bộ của nhân viên thiếu uy tín và tâm lý ‘họ không thể xử lý sự thật’ của quản lý cấp cao
• Hoạt động (sản phẩm / dịch vụ bị lãng phí) – năng lực không được sử dụng, lao động lãng phí, đào tạo kém, vắng mặt, tốc độ làm việc chậm, nhân viên nhàn rỗi, công việc hư hỏng, phương pháp và thiết bị lỗi thời.
• Quyền sở hữu (đầu tư lãng phí) – không có lợi nhuận khi đầu tư và đó là tâm lý ‘xóa sổ’.
Không ai chỉ cho bạn cách tấn công các nguyên nhân gốc rễ của lực cản tổ chức được liệt kê ở trên, điều này cho phép các công ty loại bỏ những công việc không cần thiết, tái tạo lực lượng lao động và đồng thời đưa doanh nghiệp đi vào hướng tốt hơn. Thực hiện những cải tiến cần thiết cho phép bạn ‘nâng tầm’ trong tổ chức bằng cách tuân theo ba điều R.
• Tập trung vào các ưu tiên chiến lược
• Đặt lại ngân sách
• Thiết kế lại mô hình hoạt động
Tập trung vào các ưu tiên chiến lược
Tập trung lại tổ chức vào các đơn vị kinh doanh, phân khúc khách hàng và khu vực địa lý quan trọng nhất, trong đó công ty có công thức lặp lại để tăng trưởng và ‘quyền để giành chiến thắng’.
A. Trong các đơn vị kinh doanh, loại bỏ bất kỳ nguồn sản phẩm và khối lượng không có lợi nhuận nào ở các thị trường không tăng trưởng.
1. Nhìn kỹ lại, công ty có thể đã mở rộng thương hiệu và danh mục sản phẩm sử dụng cho khách hàng và thị trường mà họ không có sự khác biệt và lợi nhuận thấp. Điều này góp phần kéo theo lực cản cũng như chi phí cướp đi tài nguyên từ những ý tưởng tốt hơn và có khả năng sinh lời cao hơn.
Đặt lại ngân sách
Cách các công ty phân bổ tiền có thể góp phần thúc đẩy tổ chức bằng cách duy trì các công việc không cần thiết. Nhưng thật không dễ dàng để đưa ra những quyết định khó khăn để gỡ rối.
Tôi khuyên bạn nên lập kế hoạch lợi nhuận dựa trên việc lập ngân sách và lập kế hoạch dựa trên số 0 để làm cho các lựa chọn rõ ràng hơn.
Thông tin này có thể được định cấu hình và lưu trữ trong sổ nhanh.
Quy trình lập kế hoạch và lập ngân sách dựa trên số không sử dụng các mục tiêu kéo dài thách thức tư duy thông thường và đưa ra những ý tưởng táo bạo hơn.
Thiết kế lại mô hình hoạt động
Sau khi sắp xếp hợp lý danh mục đầu tư và đặt lại ngân sách, điều quan trọng là phải thiết kế lại mô hình hoạt động – nghĩa là cách tổ chức công ty để thực hiện chiến lược của mình. Tư duy ‘khách hàng quay lại’ hoặc ‘tiền tuyến trở lại’ cung cấp ống kính để loại bỏ công việc. Chỉ cần hỏi: Làm thế nào để hoạt động này giúp phục vụ khách hàng tốt hơn? Hoặc Làm thế nào để hoạt động hoặc thông tin này phục vụ các bên liên quan nội bộ tốt hơn? —- Các công ty cần xem xét sự kém hiệu quả của các hoạt động đơn vị kinh doanh chéo chức năng, xuyên địa lý hoặc kinh doanh chéo, nơi không có giám đốc điều hành hoặc nhóm nào có bất kỳ hoạt động tài khoản nào.
Đánh giá mô hình hoạt động kinh doanh hiện tại của bạn. Sau đó, xác định chất thải trong hoạt động của bạn từ trên xuống dưới. Bằng cách xác định bảy lãng phí của tinh gọn, cung cấp một lăng kính và ngôn ngữ để xác định lãng phí trong công việc của chính bạn. Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:
Giao thông vận tải: Tôi có bao nhiêu sổ tay trong công việc của mình?
Khoảng không quảng cáo: Hàng đợi nhiệm vụ công việc của tôi lớn như thế nào?
Chuyển động: Tôi dành bao nhiêu thời gian để tìm kiếm thông tin?
Chờ đợi: Công việc của tôi có chờ đợi các nhiệm vụ hoặc thông tin khác không?
Sản xuất thừa: Tôi có thực hiện một số nhiệm vụ lâu trước khi chúng cần thiết, trong khi các nhiệm vụ khác bị trễ?
Xử lý quá mức: Tôi có làm nhiều hơn mức cần thiết, chẳng hạn như email ba đoạn trong đó một câu là đủ?
Nhược điểm: Tôi có nhiệm vụ phải làm lại không?
Giữ một danh sách những gì bạn đang tìm kiếm và ghi chú khi bạn quan sát những trường hợp cụ thể đó. Xác định nguyên nhân của sự lãng phí đó. Bạn sẽ không loại bỏ mọi thứ, và chắc chắn không phải tất cả cùng một lúc. Nhưng nếu bạn có nhiều quan sát, bạn có thể đưa ra lựa chọn về cơ hội tốt nhất để cải thiện nhằm tăng khả năng sinh lời.
Kỹ sư Taiichi Ohno, cha đẻ của Hệ thống sản xuất Toyota (TPS), đã ghi nhận ý tưởng phân loại bảy chất thải. Mặc dù các phân loại nhằm mục đích cải thiện sản xuất, chúng có thể được điều chỉnh cho hầu hết các loại nơi làm việc.
Sau đây là bảy chất thải, được phân loại bởi Taiichi Ohno:
• Sản xuất thừa – Sản xuất sản phẩm trước hoặc vượt quá nhu cầu gây lãng phí tiền bạc, thời gian và không gian.
• Chờ đợi – Các quy trình không hiệu quả và lãng phí thời gian khi một quy trình chờ bắt đầu trong khi quy trình khác kết thúc. Thay vào đó, luồng hoạt động phải trơn tru và liên tục. Theo một số ước tính, có tới 99% thời gian sản xuất của một sản phẩm thực sự được dành cho việc chờ đợi.
• Vận chuyển – Việc di chuyển sản phẩm giữa các quá trình sản xuất không mang lại giá trị gì, tốn kém và có thể gây hư hỏng hoặc giảm chất lượng sản phẩm.
• Chế biến không phù hợp – Thiết bị quá phức tạp và đắt tiền sẽ gây lãng phí nếu máy móc đơn giản hơn cũng hoạt động.
• Tồn kho quá mức – Điều này gây lãng phí tài nguyên thông qua chi phí lưu trữ và bảo trì.
• Chuyển động không cần thiết – Nguồn lực bị lãng phí khi người lao động phải cúi người, với hoặc đi bộ khoảng cách để thực hiện công việc của họ. Đánh giá công thái học tại nơi làm việc nên được tiến hành để thiết kế một môi trường hiệu quả hơn.
• Sai sót – Kiểm dịch hàng tồn kho bị lỗi mất thời gian và tốn kém tiền bạc.
Kể từ khi các loại chất thải được thiết lập, các loại chất thải khác đã được đề xuất bổ sung, bao gồm:
• Sử dụng chưa đầy đủ các kỹ năng của nhân viên – Mặc dù nhân viên thường được thuê cho một bộ kỹ năng cụ thể, nhưng họ luôn mang lại những kỹ năng và hiểu biết khác cho nơi làm việc cần được thừa nhận và sử dụng.
• Nơi làm việc và môi trường không an toàn – Tai nạn của nhân viên và các vấn đề sức khỏe do điều kiện làm việc không an toàn gây lãng phí tài nguyên.
• Thiếu thông tin hoặc chia sẻ thông tin – Nghiên cứu và giao tiếp là điều cần thiết để duy trì hoạt động của công ty.
• Sự cố thiết bị – Thiết bị được bảo trì kém có thể dẫn đến hư hỏng và gây tốn kém về thời gian và tiền bạc.
Sau khi bạn đã xác định và phân loại các lĩnh vực quy trình / thực tiễn kinh doanh lãng phí trong các đơn vị kinh doanh cần và có thể giải quyết. Phát triển các giải pháp cụ thể cho các trường hợp chất thải cụ thể. Đừng cố gắng loại bỏ sự lãng phí trong các chủ đề rộng.
Bằng cách xác định, cải thiện và loại bỏ các khu vực lãng phí trong toàn tổ chức làm giảm khả năng sinh lời. Một chủ doanh nghiệp có thể tăng ‘lợi nhuận’ của họ ở điểm mấu chốt trong nền kinh tế tốt hay xấu.
Đọc thêm các bài đăng liên quan Chủ doanh nghiệp nhỏ: Loại bỏ lãng phí tổ chức để tăng lợi nhuận
trong cùng danh mục
Chúng tôi bắt đầu công việc kinh doanh này vì chúng tôi muốn tạo ra thứ gì đó có thể tạo ra sự khác biệt trong cuộc sống của mọi người. Chúng tôi đam mê giúp mọi người đạt được mục tiêu của họ và chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ tốt nhất có thể. Chúng tôi quan tâm đến khách hàng của mình và sự thành công của họ, và chúng tôi cố gắng tạo ra trải nghiệm thú vị, hỗ trợ cho họ. Chúng tôi tin rằng khi khách hàng của chúng tôi thành công, chúng tôi thành công.
Doanh nghiệp của chúng tôi được xây dựng trên tiền đề rằng mọi người đều xứng đáng được lắng nghe, tôn trọng và có cơ hội thành công. Nhóm của chúng tôi rất đam mê tạo ra sự khác biệt trong cuộc sống của khách hàng và chúng tôi làm việc không mệt mỏi để đảm bảo rằng họ có trải nghiệm tốt nhất có thể với công ty của chúng tôi. Chúng tôi tin rằng công việc của chúng tôi tạo ra tác động tích cực đến thế giới và chúng tôi cam kết trở thành động lực vì mục tiêu tốt trong mọi việc chúng tôi làm.
Danh mục chính
